某F氏のHPを拝見し、私も「記録」について書いてみることにしましたので、ちょっとお付き合いくださいな。
まずは、とっても堅いお話から入ります。
仕事がら、よく参照する国際規格ISO9000によると次のように定義されております。
◆
記録(record):達成した結果を記述した、または実施した活動の証拠を提供する
文書◆
文書(document):
情報及びそれを保持する媒体
【参考】媒体としては、紙、磁気、電子式もしくは光学式コンピュータディスク、写真もしくはマスターサンプル、またはこれらの組合せがあり得る。
◆
情報(information):意味のあるデータ
よーするに「記録」は、紙、写真、電子データなどそのものや、それらの組み合わせとなるわけですな。
さて、実務上のお話です。仕事では、「記録」としてPDF(Portable Document Format)ファイルをよく作成しております。PDFファイルとは、アドビシステムズ社によって17年前に開発されたもので、パソコン環境に依存せず、多種多様なアプリケーションで作成でき、幅広く国際的に利用されているファイル形式でございます。PDFは、国際規格ISO32000で正式承認されましてね、その完全性と長期保管性を保護する目的で、今後もISO(国際標準化機構)によって整備され続けるんですわ。
仕事で公式に使っているソフトでPDFファイルを作成するシーンを紹介しましょう。

ここに1枚の写真があります。写真のみでも、かなりの情報が入っておりますが、これに文字で情報を追記してみましょう。
OSがWindowsのパソコンで一般的に使われるワープロソフト「ワード」(もちろん、私も使っております)で文字を追加して加工すると
拡張子が"doc"のこんなファイルが出来上がります。(ワードソフトが入ってない方には見れませず、すんません!)

で、このワードファイルを「PrimoPDF」というフリーウェアを使ってPDFファイルに変換すると、ワード上でこんな印刷画面を経て(PDF形式に「印刷」するっちゅうことですわ)、
こんなPDFファイルが出来上がるんですわ。
「記録」については、信憑性、検索性、追跡可能性(トレーサビリティ)など、いろいろ書きたいことがありますが、今宵はこのくらいで、また別の機会に。
posted by kenken(管理人) at 18:08|
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